Bibliotecas corporativas: momento de reengenharia

Setembro 30, 2008 às 6:08 pm | Publicado em Uncategorized | Deixe um comentário

Rafael Marinho

Organizar, tratar e disseminar informações para gerar novos conhecimentos é função de toda e qualquer biblioteca, independente se pública, escolar, especializada ou universitária. E para as bibliotecas corporativas não é diferente – o que muda de um tipo de biblioteca para outra são seus clientes/usuários e a cultura organizacional.

Primeiramente toda unidade de informação deve transmitir através de seus produtos e serviços a missão, a visão, os valores e objetivos da organização na qual ela está inserida; do contrário não teremos uma unidade de informação dinâmica, mas sim, um depósito de documentos.

O conceito de biblioteca corporativa vai muito além de ser um depósito de documentos – ela atua de forma decisiva em muitos casos, pois é nela que o conhecimento da empresa está sendo gerido.

Atualmente atuo em uma universidade corporativa de uma grande empresa e posso dizer que as atividades realizadas ganham uma dimensão maior, visto que a biblioteca dá suporte ao desenvolvimento de novos produtos e também dá suporte à formação e capacitação da força de trabalho da empresa, além de incentivar o desenvolvimento cultural destes.

Este modelo tem sido adotado em muitas empresas, que passam a investir cada vez mais em informação e na formação de seus empregados. A biblioteca corporativa às vezes pode parecer uma biblioteca universitária, mas possui muitas outras especificidades. Assim, consideramos o funcionário como nosso negócio, nossa atividade e nosso cliente.

As bibliotecas corporativas são uma fonte de crescimento no poder de abstração, concentração, criatividade. E é sempre bom integrar o cliente/usuário através de troca de idéias, opiniões e sugestões. Afinal desenvolvemos o nosso trabalho para este fim.

E como nem toda a informação disponível está registrada em livros, é preciso olhar para as bases de dados disponíveis na internet, periódicos eletrônicos, outras bibliotecas e centros de documentação, cotações, informação digital etc.

Nesse aspecto o setor de referência se destaca pois é nele que há uma maior ligação cliente-biblioteca e onde é possível mapear as suas necessidades informacionais. Para isso é preciso que o bibliotecário tenha uma série de conhecimentos: sobre a empresa, o ramo onde atua, as bases de dados nacionais e internacionais, o perfil do usuário, administração e um pouco de TI. Do contrário o profissional da informação terá muitos problemas ao gerir a unidade.

Quem sabe as bibliotecas corporativas não são a nossa porta de entrada para uma reengenharia das bibliotecas para atender os anseios da sociedade da informação e do conhecimento. Depois da web, chegou a hora de criar a biblioteca 2.0

Com educação e comunicação nosso planeta tem salvação

Setembro 22, 2008 às 1:07 pm | Publicado em Uncategorized | Deixe um comentário

Gustavo de Matos

De um modo geral, as escolas não educam as pessoas para a comunicação plena, que engloba as dimensões do falar, ouvir e dar feedback. Na realidade, tem faltado até mesmo educar a pensar. Recebemos apenas instruções técnicas, com que, em geral, somos treinados a não pensar, e, portanto, induzidos a simplesmente memorizar e arquivar informações. Privilegia-se o escutar mecânico e não o ouvir orgânico. Não fomos incentivados a refletir sobre a relação de causa e efeito dos fatos que acontecem em nosso bairro, cidade, país, quanto mais, em nosso planeta. Chega a ser raro encontrarmos um ambiente de verdadeiro diálogo nas empresas, nas famílias, nos colégios e nas universidades. É um verdadeiro contra-senso: falta comunicação na Era da Informação e do Conhecimento .

 

A dificuldade de se encontrar solução para os problemas ligados à falta de comunicação está exatamente na falta de uma educação norteada pela cultura do diálogo, pelo ato de refletir em grupo e pensar com espírito de compartilhamento, respeitando as diversidades culturais e ideológicas de cada pessoa ou grupo, para consolidar um ambiente de convivência das diferenças, aliás, esse é o princípio básico da democracia.

 

É essa falta da educação mais básica, traduzida como respeito ao próximo, que gera a falta de feedback, certamente um dos maiores complicadores para o sucesso da comunicação e o estabelecimento de relações duradouras. Na sociedade informacional em que vivemos, somos diariamente bombardeados por notícias dos mais variados teores e objetivos. Porém, nossa capacidade de absorver essa fenomenal quantidade de informação e transformá-la em conhecimento é muito reduzida, devido à falta de debate e discussões sobre os temas abordados. A grande quantidade, somada à rapidez com que as notícias são divulgadas, não facilita a disposição para pensar ou refletir sobre o assunto  tratado.

 

Em 1930, Anísio Teixeira falava sobre a função social e educativa da escola como um ambiente de transmissão de valores e formação de cidadãos responsáveis por si e por todos. Esse brasileiro, um dos pioneiros da Filosofia da Educação, foi buscar no famoso lema  dos Três Mosqueteiros “cada um por todos, todos por um” uma  melhor forma de afirmar que a educação deve conscientizar o ser humano para a perspectiva da interdependência. É uma visão holística e libertadora do caráter comunicativo do ser humano, que só se realiza a partir do diálogo com as pessoas e com o mundo.

 

A tecnologia coloca à nossa disposição informações sobre praticamente tudo o que imaginarmos. Por meio de intranets, e-mails e blogs, podemos conversar virtualmente com pessoas do mundo todo. Porém, nenhuma tecnologia, por mais arrojada que seja, substitui a riqueza do contato humano tête-à-tête, olho no olho.

 

Todas as instituições de ensino, e, de um modo geral,  as áreas que cuidam do desenvolvimento humano nas empresas, deveriam consolidar em suas programações iniciativas voltadas para o aprimoramento da comunicação e do relacionamento humano. De nada adianta a virtuosidade de líderes ou profissionais geniais que não sabem se comunicar ou se relacionar com a diversidade humana. Por isso, mais do que nunca, comunicação e relacionamento humano precisam estar integrados aos programas de ensino e capacitação. Será através da comunicação e da convivência das diversidades que encontraremos as soluções para os graves problemas sociais, ambientais e econômicos que afligem a humanidade.

 

Situações críticas geradas pela falta de comunicação e diálogo

Setembro 16, 2008 às 4:46 pm | Publicado em Uncategorized | 3 comentários

Gustavo de Matos

Caso 1

Decisão não comunicada

Uma grande indústria contratou um conceituado profissional de marketing e criou uma diretoria especial de relações com o mercado. A decisão partiu da iniciativa isolada de seu presidente, que não comunicou o fato nem mesmo aos diretores e gerentes. Os diretores tomaram conhecimento, através de conversa informal com a secretária da Presidência, pois estranharam a presença constante de pessoa desconhecida em reuniões com o presidente. Após um mês da contratação – e depois de algumas situações conflituosas com o profissional –, o presidente comunicou sua admissão em reunião de diretoria e determinou a divulgação da notícia por meio de circular a todos os funcionários. Dessa forma, ele acreditava que seria possível iniciar algumas mudanças na estratégia de mercado da empresa, evitando resistências ou divergências de idéias com diretores e gerentes. A reação imediata foi uma expressiva incidência de desavenças na fábrica, que acabou comprometendo o cumprimento de prazos com grandes clientes e gerando boatos sobre demissões.

Caso 2

Diálogo entre dois gerentes

A – Ouvi dizer que a lista de demissão sai essa semana…
B – Demissão ? Mas como demissão! Soube que foram fechados contratos de exportação para a Argentina, Chile e Venezuela. Além do mais, após as demissões do início do ano, já estamos com a estrutura super-enxuta e uma substancial sobrecarga de trabalho.
A – É meu amigo, você tem razão, mas a lógica da direção é diferente da nossa.
B – Pensei que a notícia da semana fosse o lançamento nacional de um novo produto, que dizem que nossa companhia vai representar, decorrente de uma joint-venture com uma corporação européia…
A – Eu li alguma coisa a respeito no jornal, mas aqui na empresa nada nos foi comunicado até o momento.
B – O Ferreira me disse que, apesar do contexto recessivo, a situação financeira da companhia nunca esteve tão boa.
A – Pode até ser… no entanto, pelos meus indicadores de produtividade nunca tivemos índices tão baixos. Além disso, nosso principal fornecedor tem ligado diariamente querendo informações sobre nossa planilha de produção para o segundo semestre. Eu não posso informar nada. Se eu não tenho informação sobre o que acontece essa semana, imagina para o próximo semestre!
B – É… a situação está complicada. Mas não vamos ficar conjeturando. Vamos fazer o que deve ser feito e pronto. Vamos trabalhar!
A – Sim vamos trabalhar, só que a desmotivação no departamento é maior do que a minha capacidade gerencial. Como posso motivar pessoas e equipes sem informações claras e objetivas sobre a empresa, seus planos, objetivos e metas ?

Estes exemplos retratam bem as conseqüências comprometedoras que a falta de seriedade no desenvolvimento de uma política de comunicação pode gerar.

Ambos os casos apresentam situações críticas, geradas pela ausência de comunicação e falta de consciência das lideranças para a importância do compartilhamento de informações estratégicas. É extremamente frustrante, para qualquer profissional, tomar conhecimento, com atraso, de um fato relevante relacionado à empresa para a qual trabalha. É decepcionante também ficar sabendo sobre mudanças internas por meio de terceiros ou fontes externas de informação.

Os funcionários sentem a necessidade de participar das decisões e de conhecer melhor a empresa para a qual trabalham. Isso mexe com a identidade cultural. A pessoa pensa e age conforme as influências e os fatores condicionadores do seu meio ambiente.

Se um profissional é bem informado sobre o que acontece e interessa à sua empresa, sentirá que seu trabalho é respeitado e valorizado; conseqüentemente, seu desempenho e sua produtividade serão bem melhores.

A comunicação interna é a base fundamental de sustentação da comunicação externa e da consolidação da reputação e da imagem pública da empresa. O bom fluxo de comunicação interna garante o alinhamento dos profissionais com a missão, objetivos e metas empresariais a serem alcançados.

A relevância da comunicação interna pode ser avaliada tanto pelos aspectos estratégicos como pelos resultados operacionais. As empresas mais competitivas costumam ter seus valores e princípios muito bem difundidos entre seus colaboradores. É em um ambiente de efetiva comunicação que viabiliza-se os principais conceitos da administração moderna, ligados à sustentabilidade, governança corporativa, gestão da excelência, inovação e competitividade. Podemos dizer que a boa comunicação interna e o êxito organizacional expressam uma relação de causa e efeito.

Os dirigentes devem dar o exemplo efetivo de que a empresa valoriza a comunicação e o diálogo como valores autênticos da sua cultura organizacional. Os executivos que se trancam em suas salas e só aparecem para os funcionários em fotos oficias ou em eventos de final de ano, com certeza, serão uma péssima influência para a construção de um bom ambiente de trabalho.

Muito mais do que o discurso, são os exemplos que educam e formam opiniões favoráveis à empresa. Sabemos que o dirigente não tem tempo disponível para uma proximidade mais assídua com o corpo funcional da empresa, mas com certeza, através de atitudes e comportamentos de receptividade e diálogo conseguirá suprir essa distância circunstancial. Passeios informais pela empresa e conversas face-a-face com colaboradores, dos mais diversos níveis, favorecerão a construção de um ambiente orgânico de comunicação e diálogo.

Com certeza, o líder é aquele que integra pessoas diferentes e equipes diversas por objetivos e verdades comuns. Para isso, uma das habilidades mais elementares do líder está associada à sua capacidade de saber ouvir e interpretar os anseios, expectativas e sentimentos das pessoas que integram sua equipe.

No ambiente corporativo há uma tendência, ou melhor, um condicionamento negativo e ultrapassado, que expressa o dito popular “manda quem pode, obedece quem tem juízo”. A prática tem demonstrado que a relação chefe/subordinado mudou para a interação líder / equipes, ou seja, todos são responsáveis pela busca dos melhores desempenhos e resultados do grupo.

Todo colaborador deve assumir uma postura empreendedora e dinâmica dentro da organização para a qual trabalha. É dessa iniciativa que surgem as melhores idéias para os negócios. Precisamos vivenciar melhor a máxima que diz: “cada um depende de todos e todos dependem de cada um” .

O que torna boa a comunicação?

Setembro 15, 2008 às 8:18 pm | Publicado em Uncategorized | Deixe um comentário

Eduardo Zugaib

Comunicação não é nada sem paixão. Todos os grandes líderes, estadistas, empresários, enfim, aqueles que precisaram ou precisam fazer uso da boa argumentação foram ou são pessoas apaixonadas pelo que fazem. Quando se faz o que se gosta, ou se aprende a gostar do que se faz, defender qualquer idéia torna-se um exercício natural.

Comunicação não é nada sem preparação. Uma apresentação normal leva ao menos uma semana de preparação, para reunir informações referentes ao assunto a ser abordado. Já uma apresentação de improviso, leva uma vida inteira para ser preparada.

A boa oratória está ligada ao exercício contínuo de buscar conhecimento: ler, observar, viver plenamente.

Comunicação não é nada sem clareza. Falar numa linguagem estranha à do público pode soar arrogante ou inocente demais. Entender o contexto e abordá-lo com objetividade torna a comunicação mais eficiente.

Comunicação não é nada sem estilo. A marca pessoal conta e muito. E é raro ela não estar ligada à superação de uma deficiência, que a obstinação acaba transformando em força. O cantor Nelson Rodrigues era gago. O ator Tom Cruise, disléxico.

Comunicação não é nada sem presença. Muito além da presença física, a comunicação eficiente alinha de forma inteligente a comunicação verbal, que são as palavras propriamente ditas, o tom da voz e a comunicação não-verbal: nossa expressão facial, postura, gesticulação e vestimenta.

Destes três grupos, o primeiro representa apenas 7% da capacidade de persuasão. Todo o restante vem dos demais.

Comunicação não é nada sem criatividade. Criar é reinventar-se a cada dia, a cada nova apresentação. Entender que a pessoa que dorme à noite já não é mais a mesma que despertou pela manhã já é grande passo. A vida evolui impulsionada pela criatividade, que surge muitas vezes da necessidade.

Comunicação não é nada sem motivação. Por menor que seja o nosso papel em família, no trabalho e na sociedade, ele ajuda a criar o todo. Se você olhar de perto a Torre Eiffel, em Paris, perceberá que não existe um só furo que tenha ficado sem parafuso. Entender que os pequenos detalhes são importantes é um saudável exercício de motivação, de auto-crítica e de melhoria contínua. Lembre-se: o tempero é que dá sabor ao prato, não o contrário.

 

Reclamações são recados importantes. Ouça.

Setembro 11, 2008 às 7:08 pm | Publicado em Uncategorized | Deixe um comentário

Cezar Calligaris

Existem dois tipos de consumidor insatisfeito: aquele que simplesmente deixa de comprar o seu produto e aquele que dá a segunda chance. Uma das maneiras de dar essa nova chance é fazer uma reclamação.

Muitas empresas, porém, não entendem as reclamações dessa maneira. Elas encaram os pedidos dos clientes quase como um insulto, quando não os ignoram completamente. Basta ver as filas nos órgãos de defesa do consumidor.

E o que a internet tem a ver com isso? Quase todos os sites têm uma seção aberta a reclamações, geralmente chamada de Fale Conosco ou Contato. Assim como uma carta ou um telefone, a internet é um canal de comunicação que a empresa abre para o cliente.

Experimente fazer alguns testes e terá um resultado decepcionante: são poucas as empresas que se dispõem a responder à sua solicitação pela internet. A maioria envia e–mails com respostas padrão ou simplesmente ignora o seu pedido.

Lembre-se de que um cliente que reclama está aberto ao diálogo. Ele quer conhecer sua empresa melhor, ou seja, saber como você pode solucionar seu problema ou ao menos apresentar uma justificativa razoável. Ele quer ouvir sua empresa.

Quando o cliente não recebe uma resposta ou a resposta é insatisfatória, ele pode simplesmente abandonar de vez sua marca ou mesmo tomar atitudes mais drásticas como medidas judiciais. Mas se você se comunicar de maneira correta pode conseguir um cliente mais leal do que aquele que está atualmente satisfeito com o seu produto.

Outra vantagem de ouvir reclamações é que elas podem dar dicas valiosas para melhorar seus produtos, serviços ou processos. E tudo isso sem o custo de uma pesquisa. Lembre-se que os clientes não estão envolvidos emocionalmente com os produtos e por isso possuem visões bem diferentes dos gerentes de marketing ou de produto.

Como você pode surpreender o cliente que reclama pela internet? Primeiro, sendo ágil e respondendo às solicitações no menor tempo possível. Para passar segurança ao seu cliente, dê um prazo para a resposta. Aproveite que, ao contrário do telefone, você não precisa dar uma resposta imediata, pesquise se o problema é verdadeiro e ofereça uma solução que deixe seu cliente muito satisfeito. Por último, não se esqueça de colocar todo esse histórico em um banco de dados de ocorrências para evitar que novos problemas aconteçam com esse ou com outros clientes.

Quando você abrir um canal de comunicação, seja para reclamações, solicitações ou elogios, esteja preparado para atendê–lo. Ele pode ser a última chance de mostrar ao seu cliente que você se interessa por ele e em resolver o seu problema. Claro que existem exceções: pessoas de má-fé existem em todos os lugares e cabe a você tentar descobri-las. Mas compensa assumir esse risco.

Afinal, o que é uma intranet?

Setembro 9, 2008 às 4:54 pm | Publicado em Uncategorized | Deixe um comentário

 

Ricardo Saldanha

Quando lançaram o microondas, muita gente ficou desnorteada. O troço mais parecia uma televisão, mas cozinhava como um forno…. e sem fogo!

Detalhe: ele serve não só para esquentar uma fatia de pizza que dormiu na geladeira, mas também para descongelar alimentos e até para preparar um almoço completo. Mas você conhece alguém que utilize todas estas funcionalidades?

Com as intranets vem acontecendo coisa parecida. Elas podem fazer um banquete, mas muita gente usa mesmo para “fazer pipoca”. Para piorar, o termo “intranet” pode significar várias coisas, aumentando a confusão…

Novas idéias, antigos ideais

Sempre que não temos referenciais claros para algo novo, a tendência é enquadrá–lo nos paradigmas pré–existentes. Embora seja algo natural, comprovado pela psicologia e pelos estudos de comportamento do consumidor, representa uma ameaça à evolução. Portanto, conhecer toda a potencialidade do que quer que seja amplia nossas chances de compreensão, de aceitação e de progresso. E é esse caminho que este artigo quer perseguir.

Vamos começar tentando responder uma pergunta que volta e meia me fazem: o que é uma intranet, afinal? E um portal corporativo?

Ao invés de ficar detalhando funcionalidades – uma chatice completa… – , o melhor caminho me parece ser justamente o comparativo, buscando os tais referenciais que todos nós temos dentro da cabeça, formando os modelos mentais. Em marketing, diríamos que é melhor olhar para os benefícios do que para as características.

Intranet = rede?

Se você conversar com um cara de TI especializado em redes, ele certamente te dirá que intranet é… uma rede fechada de computadores. Coloque dois ou mais micros interligados entre si, mesmo sem qualquer programa de compartilhamento, e está formada uma intranet – do ponto de vista estrito da área de redes.

Às vezes, já baseadas em uma estrutura web, com um site centralizando tudo, as intranets são usadas de forma pontual, para apoiar um projeto específico (com começo, meio e fim) ou como mera porta de acesso a sistemas desenvolvidos também pontualmente. Há algo de errado nisso? Claro que não – para cada necessidade, uma solução…

Mas acho que já deu para notar que não é desses tipos de intranet que esta coluna trata, não? De qual seria, então?

Dando mais um passo, chegamos na intranet que se materializa por intermédio de sites “similares” aos que existem na internet, utilizando a rede interna como infovia e a tecnologia típica da web. Ou seja: não é mais apenas uma rede física, há um “ponto de encontro da informação” com carinha de web, mas restrito ao ambiente da corporação. E têm, em maior ou menor grau, o objetivo de servir a empresa como um todo.

A faca, o pão e o sangue

Não seria nada demais afirmar que uma intranet não é, ela pode ser… Complicado? Nem tanto. Pense numa faca. O que ela é? Se usada para passar manteiga no pão, posso afirmar que é um utensílio doméstico. Se utilizada para apunhalar alguém, torna–se uma arma mortal. Bem diferente, não? Pois é aqui que está o interesse da coluna: avaliar as variações e tentar mostrar até onde uma intranet/portal corporativo pode ir. Este sempre será um assunto recorrente por estas paragens.

Intranets são assim: não raro, refletem o perfil da empresa, são uma espécie de simulacro da estrutura e da cultura corporativa. Como “cada um é cada um”, cada intranet é uma intranet, não existem duas iguais e muito menos receita de bolo para o sucesso.

Assim, empresas muito “caretas” (ou seja, ainda muito presas ao modelo industrial, onde prevalece o controle, a hierarquia e a departamentalização) usam a intranet para… controlar! Ou para esquentar a pizza, como queiram. :o) Outras, mais arejadas, já começam a incluir produtos, serviços e a caminhar em direção a um maior empowerment dos funcionários/colaboradores.

“E os portais corporativos?”, você deve estar se perguntando. “São ótimos”, eu respondo de pronto. Eles trazem toda a potencialidade da TI para as intranets e fazem uma conexão mais forte com o negócio da empresa. Apoiam processos, realizam controles (sim, controles são fundamentais, desde que não sejam uma obsessão) e fazem maravilhas. Mas não se engane: quem dita o que uma intranet/portal é ou deixa de ser não é um software melhor ou pior, assim como não é a faca que dita sua função, mas sim a mão que a segura.

Portanto, pensar em intranets e portais nos levará sempre a pensar também em administração de empresas, endomarketing, processos, comunicação interna, cultura organizacional, gestão do conhecimento e afins. É neste contexto que ela ganha destaque e deixa de ser “mais um sisteminha”. Queremos ver até onde os microondas podem ir, muito embora seja ótimo poder esquentar a pizza e fazer pipoca rapidinho…

Para fugir da confusão que a terminologia pode criar, nada melhor do que separar alhos de bugalhos. Aliás, o termo “Portal Corporativo”, neste caso, representa um avanço, já que deixa claro que não estamos mais falando de rede física (portais evocam a idéia de sites grandes) e nem de algo pontual. Mas nem tudo são flores: ao usar o termo “Portal”, novas dúvidas aparecem, já que remete ao paradigma dos portais da internet, que são bem diferentes. O que nos leva de volta ao início: novas idéias, antigos modelos mentais

 

Gestão de Mudanças

Setembro 5, 2008 às 2:05 pm | Publicado em Uncategorized | Deixe um comentário

Ricardo Aun

 

Em uma organização, as mudanças podem ser impulsionadas por fatores externos, como adesão às novas tecnologias para acompanhar a demanda, ou ainda, por almejar crescimento em relação aos seus concorrentes. Há ainda diversos outros impulsos para mudanças, como a inserção de novos produtos e serviços, a conquista de novos clientes ou manutenção dos que detém – cada vez mais exigentes -, inserção de programas de responsabilidade social e ainda a transformação da imagem empresarial com os públicos os quais ela se relaciona.

 

Sabemos que tudo é passível de mudanças, e normalmente quando essas ocorrem trazem expectativas de compensadores novos tempos. Governos mudam de tempos em tempos; em nossas vidas pessoais também há mudanças, seja de emprego, de casa ou de vida. Dessa forma, podemos considerar as mudanças como um processo natural. Já para uma empresa quando resolve mudar é sinônimo de modernidade e flexibilidade. Mudar significa evoluir, transformar, deixar um patamar para alcançar outro.

Num primeiro momento, qualquer mudança requer o desejo para que ela aconteça e, para tanto, precisa existir o conhecimento profundo da organização e de seus negócios, chamado de diagnóstico organizacional. Nessa hora é preciso buscar a visão macro da empresa, e quando são levantados os dados de como está ela está em relação à concorrência e seus clientes, os seus problemas e causas geradoras de tais, análises das situações atuais, seus pontos fortes, onde se almeja chegar, e também se existe e quem são as pessoas capazes de tal feito.

 

É o “raio X” de coisas que nem sempre gostaríamos de ver ou saber, mas que são extremamente necessárias para que as mudanças sejam positivas e tragam melhorias para a organização, causando o menor ônus material e o menor trauma humano possível. A partir desse momento é que começa a transformação. É quando passamos a enxergar nossos erros e acertos e ver também o que pode ser melhorado. Daí traça-se o futuro desejado para a empresa.

 

Quando pensamos saber tudo sobre o nosso negócio é que estamos prontos para qualquer alteração no percurso. E o ponto crucial é como gerenciar essas mudanças sem trazer problemas ou rupturas? Como podemos mudar uma empresa, um departamento, uma área de atendimento ou qualquer outro setor?

 

Trabalhamos agora com fatos. Se uma organização, de qualquer tamanho ou ramo, decide mudar e aperfeiçoar seus departamentos e divisões, entre elas, a sua área de Tecnologia da Informação, conseqüentemente, a empresa e os seus colaboradores irão modernizar seus métodos de trabalho, muitas vezes, tornando-os mais simples e diretos. Mas ter a certeza dos benefícios dessa nova gestão de tecnologia da informação à empresa cabe um estudo profundo das reais necessidades e de como ficará a companhia após a implantação.

 

Se relembrarmos da industrialização do País, os empregados que resistiram as demissões em massa tiveram que se adaptar e deixar de fazer tudo manualmente e passaram a contar com a ajuda das máquinas. Da mesma forma, quando deixamos a nossa máquina de escrever para utilizarmos os nossos modernos computadores ou quando trocamos nossos laptops pelos i-phones houve também um processo de mudança, da relação com o trabalho, da forma de contratação etc. Tudo muda, tudo evolui, tudo se transforma! É um processo natural do ser humano e da sociedade.

 

Quando há pouco questionamos se existem e quem são as pessoas capazes de tal feito, falamos sobre a expertise dos gestores na condução dessas alterações, pois tal processo quase sempre é visto, pela própria empresa ou pelos seus funcionários, como uma ameaça ao que se já tem estabelecido e, portanto, reconhecido por nós como algo seguro e imutável, nossa zona de conforto. Com todos os horizontes estabelecidos, cabe agora o envolvimento do corpo funcional com a transformação que virá. 

Prepare e alerte a sua equipe, todos devem estar envolvidos, pois terão o impacto, de uma forma ou de outra, das mudanças. Num primeiro momento todos devem estar esclarecidos sobre as novas diretrizes da empresa, pois são os principais reflexos dos novos direcionamentos, seja no trato com os clientes ou ainda nos relacionamentos internos. Mudar agora significa transformar também a cabeça das pessoas.

 

Temos que orientá-las de acordo com o que almeja a empresa. Se desejarmos crescer, o nosso foco está em trabalhar para que isso ocorra, todos juntos, em uma só direção. 

Um atributo básico e fundamental é a qualidade, quando se muda de um patamar para outro, deve-se manter o que já existe, criá-la se ainda não a detém e preparar-se para aprimorá-la no novo processo. Qualidade no atual mercado corporativo é o que garantirá a sua sobrevivência, pois quantos concorrentes existem no setor, então priorize isso para manter e conquistar clientes pela excelência. 

Se estivermos com horizontes e com o planejamento estratégico definido, as novas práticas bem estabelecidas, o resultado de todas as mudanças, independente de qual instância ocorrer, conseqüentemente, será o sucesso.

Sucesso na Comunicação: uma questão de relacionamento humano e feedback

Setembro 4, 2008 às 2:51 pm | Publicado em Uncategorized | Deixe um comentário

Gustavo Gomes

Os fatos têm confirmado que a comunicação empresarial bem-sucedida é resultado da valorização do relacionamento humano e do contato pessoa a pessoa nos ambientes corporativos. É cada vez maior o número de empresas que investem em programas de desenvolvimento comportamental focados nas habilidades interpessoais de comunicação e relacionamento. 

 

Antes de investimentos em recursos tecnológicos e infra-estrutura instrumental, o sucesso da comunicação empresarial depende, da construção coletiva de uma cultura do diálogo, que favoreça a troca de informações e o compartilhamento de conhecimentos, opiniões e idéias. 

 

Uma das reclamações mais constantes relacionada à comunicação empresarial diz respeito à falta de feedback entre a direção e o corpo funcional da empresa, o que acaba se refletindo e se perpetuando em todo o ambiente organizacional.

 

A falta de competência comportamental e o condicionamento a hábitos mecânicos de atitudes refratárias ao diálogo, levam pessoas, equipes de trabalho, divisões, departamentos e empresas inteiras à total falta de compromisso e engajamento pelo sucesso na comunicação. O resultado é a insatisfação de clientes internos e externos, que se sentem ignorados, excluídos e desconsiderados.

 

A comunicação necessita de resposta para se concretizar efetivamente, pois a mensagem sem retorno se constitui em uma comunicação falha e incompleta. Infelizmente, de um modo geral, há uma tendência das empresas utilizarem canais formais e burocráticos de comunicação. Há uma grande preocupação com a eficácia dos mecanismos de transmissão da mensagem e não propriamente com a compreensão do seu conteúdo. Dessa forma, fica difícil incentivar pessoas e equipes para a superação de desafios e metas.

 

A eficiência da comunicação interna empresarial

Setembro 3, 2008 às 12:19 pm | Publicado em Uncategorized | Deixe um comentário

Maria Aparecida Bueno

 

A comunicação interna empresarial é, sem qualquer sombra de dúvidas, um dos temas mais importantes relacionados ao desenvolvimento corporativo, despertando, cada vez mais, estudos sobre métodos e objetivos.

 

É um processo complexo que está em voga nas discussões atuais, uma vez que a linguagem é, na modernidade, o principal diferencial entre os vários tipos de organização. De diversas perspectivas, não se pode ignorar como a comunicação facilita ou impede que as ações ocorram. Esse fato, que poderia ser óbvio, foi ignorado ao longo de muitos anos. A partir dos anos de 1970 as investigações começaram a ser aprofundadas e só mais recentemente receberam a atenção merecida.

 

A qualidade da comunicação interna é um fator essencial para o sucesso das empresas diante de uma concorrência cada vez mais ágil e agressiva. Entretanto, de um lado, existe a necessidade de ser estudada a forma como essas empresas elaboram os comunicados internos a seus colaboradores, e de outro, a forma como estes comunicados são interpretados por eles.

 

Quando essa comunicação é realizada de modo competente, proporciona boas relações entre os funcionários e integra-os ao cotidiano de trabalho ao divulgar com transparência as decisões e objetivos da empresa. Também pode tornar-se um diferencial competitivo nas relações com clientes e investidores.

 

A comunicação assume cada vez mais importância global, compelindo o público interno da empresa a gerar e a repassar informações para os diversos setores com que a mesma se relaciona, a começar pela imprensa, depois pela comunidade, clientes, demais parceiros da cadeia produtiva e da própria organização, principalmente os colaboradores.

 

Foram criados vários instrumentos para favorecer a circulação das informações nas empresas, dentre as ferramentas e modalidades que compõem a comunicação interna, podemos citar as publicações impressas (jornais, revistas, boletins); o jornal mural; a intranet; os newsletters eletrônicos; os vídeos institucionais e os folders.

 

Em síntese, um programa consistente de comunicação evita desvios de informação, cria uma cadeia de responsabilidades e capacita o colaborador como um multiplicador consciente das metas da empresa.

 

Conclui-se que o cuidado, a qualidade, os meios utilizados para a comunicação interna tornam-se diferenciais no sucesso de uma organização, levando-se em consideração uma concorrência mais acirrada em um universo cada vez mais globalizado.

     

Para atingir as metas de uma boa comunicação, deve-se: escolher o meio de comunicação mais adequado aos objetivos desejados (Boletim interno, Jornal Interno, Jornal Mural, Revista Interna, Internet, Intranet…); as informações precisam ser claras e objetivas para não gerar interpretações diversas; um programa de informações bem estruturado; atualização constante dos profissionais responsáveis pela área de comunicação interna.

 

Hoje a comunicação interna é vista como uma ferramenta estratégica, sinônimo de processo de comunicação alicerçada no planejamento estratégico da organização.

 

Esse processo ágil resulta, dentre outras melhorias, em confiabilidade entre os colaboradores e líderes e informações rápidas na tomada de decisão.

 

Comunicar para gerar conhecimento

Setembro 2, 2008 às 1:51 pm | Publicado em Uncategorized | Deixe um comentário

Joana Castello Branco        

 

Para que as organizações de hoje tenham vantagens competitivas sustentáveis ao longo do tempo já não podem depender somente de seu capital físico e tangível. A dinâmica do mundo moderno, acompanhada do desenvolvimento tecnológico, permitiu que os produtos, serviços, estratégias e a tecnologia possam ser facilmente copiados e transferidos com relativa facilidade. Ademais, o valor de mercado de uma empresa pode ser até trinta vezes maior que seu valor contável. Essa diferença se deve ao seu capital intelectual e valor de marca, que são valores que não se pode copiar.

 

Desse modo, a capacidade de criar, difundir e gerar conhecimento é o que aumenta a capacidade inovadora e competitiva da empresa de hoje, transformando-a em uma organização que aprende que, segundo Peter Senge, são: “organizações nas quais as pessoas aumentam continuamente sua capacidade de criar os resultados que deseja, onde se estimulam novos e abrangentes padrões de pensamento, a aspiração coletiva ganha liberdade e onde as pessoas aprendem continuamente a aprender juntas”.

 

 Partindo do fato do conhecimento como fator econômico relevante, a comunicação organizacional assume um papel estratégico ainda maior para a empresa, sendo responsável pela criação de uma cultura de compartilhamento de informações, idéias e conhecimentos; de uma linguagem comum entre diferentes especialistas e departamentos, para que as pessoas possam intercambiar informações que vão converter-se em uma grande idéia, invenção ou estratégia da organização; além de gerir o conhecimento dos meios de comunicação que facilitem a aprendizagem organizacional.

 

A aprendizagem organizacional é um processo de alta complexidade que faz com que as organizações adquiram e criem novos conhecimentos.  Pode ser vista também como uma mudança de comportamentos coletivos, como conseqüência de um novo conhecimento ou situação, com o propósito de inovar e melhorar processos, produtos e serviços atuais.

 

Para o conhecimento atual se converta em conhecimento organizacional e o processo de aprendizagem aconteça é necessário promover a conversão do conhecimento tácito em conhecimento explicito. O “conhecimento tácito” tem sua origem nas experiências de vida, prática, genética, que incorporam habilidades e conhecimentos às pessoas e, por isso, são difíceis de serem transferidos. Já o “conhecimento explicito” é aquele que podemos transferir e organizar mediante o uso de metáforas, analogias, conceitos, hipóteses ou modelos.

 

O processo de interação entre esses dois tipos de conhecimentos constituem o espiral permanente de transformação de conhecimento que gera a aprendizagem, segundo a teoria de Nonaka e Takeuchi. Esse espiral segue quatro fases que envolvem a Comunicação Corporativa.

 

Socialização (de tácito a tácito): o processo de dividir experiências para que os conhecimentos possam ser vividos e aprendidos por outros. A socialização pode ser feita, por exemplo, a través de exposições orais e dos veículos de comunicação interna. 

 

Exteriorização (de tácito a explícito): é o processo de tornar tangível o conhecimento tácito, o convertendo em conceitos explícitos e o integrando à cultura organizacional mediante o uso de metáforas, analogias, conceitos e modelos. Ferramentas como a memória empresarial e a Intranet Corporativa auxiliam essa fase do processo. 

Combinação (de explicito a explicito): o processo de reunião de conhecimento explícito proveniente de diversas fontes com o intuito de intercambiá-los utilizando diferentes ferramentas para a criação de bases de dados, modelos etc. É a sistematização do conhecimento. Sendo que da criação de uma linguagem comum entre áreas e diferentes especialistas depende o sucessos dessas ferramentas.

 

Interiorização (de explicito a tácito): é quando todo o conhecimento explícito reunido se incorpora às pessoas na forma de modelos mentais ou práticas de trabalho compartilhadas com outros membros da organização. Por último, cabe a comunicação, a criação de uma cultura de interação, autonomia e caos criativo, garantem a interiorização de todos os novos conceitos sendo passados e a inovação.

 

Porém, não é fácil colocar em marcha uma política de gestão de conhecimento, já que uma cultura de compartilhamento de informações e conhecimento é necessária. O êxito da gestão de conhecimento se constrói com uma boa comunicação interna, que conduza a um clima de confiança e estímulo, e estabeleça uma cultura corporativa que facilite a aprendizagem, a inovação, consolide valores e ofereça as informações necessárias para nortear ações estratégicas em todos os níveis da organização.

 

 

 

 

 

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